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Service commun de documentation

Politique de protection des données personnelles des usagers du service commun de documentation

Soucieuse de la protection de la vie privée des membres de son personnel et de ses usagers, l’Université de Lille respecte les règles de protection des données personnelles issues du règlement européen (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (LIL). Son Délégué à la Protection des Données (DPO) est Jean-Luc Tessier que vous pouvez contacter par l’intermédiaire de ce formulaire de contact ou à l’adresse dpouniv-lillefr

Cette politique a pour objet de vous informer sur vos droits et sur les obligations qui pèsent sur l’Université de Lille lorsqu’un traitement de données personnelles vous concerne en tant qu’usager du service commun de documentation (SCD).

Il est précisé que :

  • Le « responsable du traitement » est l’Université de Lille (42 rue Paul Duez, 59 000 Lille) car elle détermine la finalité et les moyens par lesquels vos données sont traitées.
  • Les « sous-traitants » sont les prestataires qui traitent vos données personnelles pour le compte, suivant les instructions et sous la responsabilité de l’Université de Lille.
  • Les « personnes concernées » sont les usagers du Service commun de documentation (SCD) dont les données personnelles font l’objet d’un traitement.
  • Les « données personnelles » sont toutes les données permettant de vous identifier directement ou indirectement.

Nous sommes susceptibles, selon le service utilisé, de collecter :

  • des données permettant de vous identifier (nom, prénom, identifiant) ;
  • des données permettant de vous contacter (coordonnées) ;
  • des données liées à votre activité au sein de nos bibliothèques (données de connexion, données relatives à vos recherches documentaires, historique de votre compte lecteur, demandes d’ouvrages, réservations de salles, participation à des événements).

Nous veillons à respecter le principe de minimisation et ainsi collecter et traiter uniquement les données personnelles utiles pour rendre le service concerné.

Nous collectons vos données dans le cadre d’une mission d’intérêt public d’appui aux actions de formation et de recherche confiée aux SCD par l’article D. 714-29 du Code de l’éducation.

Nous utilisons ainsi vos données personnelles pour :

  • Gérer l’emprunt, le retour et la réservation des documents et des matériels ;
  • Gérer la réservation des places et des salles de travail en groupe ;
  • Permettre la consultation du compte lecteur depuis Lillocat ;
  • Gérer l’accès et la consultation de la documentation électronique ;
  • Répondre à vos différentes demandes dans le cadre du service UBIB ;
  • Gérer les enquêtes de satisfaction ;
  • Organiser des manifestations culturelles et scientifiques ;
  • Identifier la production scientifique des membres de l’établissement ;
  • Assurer la diffusion des thèses sous forme imprimée ;
  • Produire des statistiques d’usage et d’évaluation de ses services ainsi que des outils d’aide à la décision.

Les données d’identification (nom, prénom, coordonnées…) proviennent de transferts sécurisés des données issues des bases de données gérées par l’Université de Lille, ses établissements composantes ou par ses partenaires (Centrale Lille, Mine Telecom Nord Europe…).

D’autres données à caractère personnel (adresse IP, journaux d’accès aux applications, emplacement de salles réservées…) sont générées au fur et à mesure que vous utilisez les services et applications proposés par le SCD.

Vos données à caractère personnel sont conservées sous une forme qui permet votre identification pendant le temps strictement nécessaire aux fins poursuivies par le traitement, et notamment :

Données concernées

Durée de conservation des données collectées

Identité des usagers

1 an maximum après la date d’expiration de l’inscription

Historique de prêt ou de demande de document

4 mois à compter de la restitution du document ou de la satisfaction de la demande

Données de connexion aux ressources électroniques

Anonymisation 1 an après la date de connexion puis conservation sans limite

Données collectées par questionnaire dans le cadre de l’amélioration continue

Anonymisation dès la restitution des résultats

Données collectées dans le cadre de l’organisation de manifestations

2 ans après la tenue de la manifestation

 

L’accès à vos données est réservé en principe au personnel du SCD et à un nombre limité de personnes affectées à la Direction générale du numérique de l’Université de Lille.

Des données pourront être transmises également aux services financiers en cas de sanctions si vous ne restituez pas les documents empruntés.

Le GIP RENATER et nos sous-traitants pourront être destinataires de vos données personnelles selon les termes fixés dans le cadre d’une relation contractuelle avec l’Université de Lille.

En fonction des fournisseurs considérés, vos données sont susceptibles de faire l’objet d’un transfert en dehors du territoire de l’Union européenne.

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit d’effacement dans les limités fixées par l’article 17 du RGPD ;
  • droit de demander la suspension du traitement ;
  • droit à la portabilité des données dans les limites fixées par l’article 20 du RGPD ;
  • droit d'opposition dans les limites fixées par l’article 21 du RGPD.

Les questions et demandes d’exercice de droits peuvent être adressées (en fournissant dans ce cas une preuve d’identité) au Délégué à la protection des données personnelles :

Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai maximal d’un mois vous pouvez porter une réclamation auprès de la CNIL (RGPD, art. 13) à l’adresse suivante :

Cnil – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

La présente politique peut être modifiée en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages. Dans ce cas, l’Université de Lille informera les personnes concernées par tout moyen (diffusion par courrier électronique ou information publiée en ligne par exemple).

18 septembre 2023