Données personnelles

Mobilités internationales

Application MI | Hotline

Les informations contenues dans l’application MI | Hotline font l’objet de traitements réalisés par Maison internationale (MI) pour le compte du président de l’Université de Lille (n° 202184).

La base légale de ces traitements repose sur la mission d'intérêt public exercée par l'Université en faveur de la coopération internationale et la construction de l'Espace européen de l'enseignement supérieur et de la recherche (RGPD, art. 6, 1., f ; Code de l'éducation, article L123-3).

Les données personnelles collectées concernent les usagers de la MI de l'Université de Lille et relèvent des catégories suivantes :

  • identifiants ;
  • état-civil ;
  • coordonnées ;
  • cycle et lieu de formation ;
  • situation juridique sur le sol français.

Les données collectées seront utilisées à la seule fin d’apporter des réponses à toutes questions relatives au séjour en France des usagers de la MI.

Les données traitées ne seront communiquées qu'aux seuls membres habilités du personnel de la MI.

Elles seront conservées tant que les usagers de la MI bénéficieront d’un identifiant attribué par l’Université de Lille mais pourront être supprimées avant ce terme à l’expiration d’un délai de 12 mois à compter de leur dernière activité sur MI Hotline.

Au-delà, ces données sont susceptibles d'être archivées sur un support distinct et à accès limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées. 

Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès et de rectification de vos données. Elles peuvent s'opposer à leur traitement et exercer leur droit à la limitation de celui-ci.

Pour toute question sur le traitement de vos données dans le cadre de ce dispositif, les personnes concernées peuvent adresser leur demande à l’adresse helpdesk-freemoveruniv-lillefr ou contacter notre délégué à la protection des données (dpouniv-lillefr).

Si elles estiment, après nous avoir contactés, que leurs droits ne sont pas respectés ou que ce dispositif n’est pas conforme aux règles de protection des données, elles peuvent adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Gestion des mobilités entrantes et sortantes

L’université de Lille est responsable des traitements de données personnelles notamment en matière de gestion des mobilités entrantes et sortantes des étudiants.

Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier

Cette rubrique présente les données vous concernant détenues par l’Université, les raisons de cette détention et vos droits concernant ces informations.

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez pas vous y opposer sauf à renoncer à une mobilité entrante ou sortante. Dans l’objectif de minimisation des données collectées, certains éléments sont indiqués comme facultatifs.

La Direction des Relations Internationales recueille et traite une série d'informations à votre sujet. Ces informations sont nécessaires à la gestion de la mobilité entrante et sortante et comprennent :

  • votre identité (nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité) ;
  • numéro INE et numéro de carte d’étudiant ;
  • votre adresse permanente, numéro de téléphone et adresses mail ;
  • votre photo d’identité (facultatif) ;
  • votre contact en cas d’urgence et ses coordonnées ;
  • votre formation actuelle (composante, discipline, niveau ) ;
  • votre mobilité (type de mobilité, programme, pays et institution d’origine et d’envoi, période de mobilité) ;
  • votre langue maternelle et vos compétences linguistiques (tests de langues) ;
  • le type de logement souhaité (facultatif et pour les étudiants entrants uniquement) ;

Les copies des pièces justificatives suivantes peuvent vous être demandées :

  • pièce d’identité ;
  • certificat de scolarité pour les étudiants sortants et entrants en double diplôme ;
  • carte européenne d’assurance maladie ou justificatif d’assurance ;
  • carte étudiante ;
  • relevés de notes et diplômes (traduits en français pour étudiants entrants) ;
  • contrat d’études et attestation de présence ;
  • lettre de motivation et curriculum vitae selon la formation sollicitée ;
  • convention de stage signée (mobilité de stage) ;
  • lettre d’accueil ;
  • documents annexes justificatifs d’ordre professionnel (étudiants entrants à titre individuel) ;
  • acte de naissance (traduit en français pour étudiant entrant).

Pour les demandes d’aide financière :

  • le type de bourse sollicité ;
  • si vous êtes boursier pendant votre mobilité : notification d’attribution du CROUS pour l’année en cours ;
  • si vous demandez une bourse du Conseil Régional  des Hauts-de-France (Bourse Mermoz) : avis d’imposition du foyer fiscal de référence ;
  • coordonnées bancaires (nom de la banque, IBAN, BIC/SWIFT, titulaire du compte, pays du compte).

En fin de séjour pour les étudiants sortants :

  • le rapport de fin de séjour Erasmus+ (obligatoire) ;
  • votre témoignage (facultatif).

Ces données sont collectées par la direction mobilités internationales dans le cadre de la mobilité entrante ou sortante à des fins de gestion de cette mobilité et afin de vous assurer un séjour dans les meilleurs conditions possibles.

Les éléments sont susceptibles d’être transmis au service scolarité de votre composante, à l’Observatoire de la Direction des Formations (ODiF - odif.univ-lille.fr) pour la mise en œuvre et la réalisation de traitements facultatifs à des fins de statistiques : études, enquêtes, indicateurs portant sur le suivi des étudiants pendant leurs études (notamment en matière de conditions de vie et d’études, d’évaluation des formations et enseignements, de suivi des parcours de formations…) et à l’issue de leur formation (notamment en matière d’insertion professionnelle…)  ainsi qu’aux universités partenaires vers lesquelles vous avez sollicité une mobilité.

Les données sont conservées le temps de la période d’inscription à l’université puis au maximum 10 ans (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires). Au-delà, ces données sont archivées sur un support distinct et à accès limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées.  
Dans le cas d'un refus de candidature, les données personnelles ne sont pas conservées.

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de restreindre le traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d'opposition si vos données sont utilisées à d’autres fins ne relevant pas d’une obligation légale.

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai raisonnable, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la CNIL conformément à l'article 13 du RGPD.

Vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :
Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE