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Service commun de documentation

Indicateurs de consommation de ressources électroniques

Le Service Commun de la Documentation (SCD) met en œuvre pour le compte du Président de l’Université de Lille un traitement de données personnelles effectué pour journaliser les connexions et générer des indicateurs de consommation de ressources électroniques.

  • La base légale de la gestion des indicateurs repose sur l’intérêt légitime de l'établissement visé à l'article 6 1. du RGPD. f) Il a été porté au registre des traitements de l’Université de Lille sous le numéro 2021-42.
  • La journalisation des connexions repose quant à elle, sur une obligation légale de l'établissement visé à l'article 6 1. du RGPD. c) nécessaire à la mise en place de mesures de sécurité pour tracer les accès et gérer les incidents.

Les données collectées lors de ce traitement comprennent :

  • Les données collectées lors des accès à la documentation électronique sont le numéro IP du terminal, le numéro identifiant de l’utilisateur (UID) et la date de l’accès. Ces données correspondent à l’obligation de journaliser l’ensemble des accès réalisées pour la connexion au service.
  • Ces données sont croisées avec le référentiel d’identité de l’Université afin d’établir l’appartenance de l’utilisateur à une structure pédagogique ou un service puis anonymisées par suppression des numéros IP et UID afin d’obtenir des indicateurs d’usages.

L’objet de cette démarche est de mettre à disposition des responsables du SCD, des outils d’aide à la décision. En effet, le budget consacré à l’abonnement aux ressources électroniques est conséquent et des indicateurs d’usages sont nécessaires aux prises de décisions relatives aux choix d’abonnement, de ré-abonnement, de désabonnement.

Les données sont à l’usage exclusif des personnels du SCD en charge de la documentation électronique et des personnels de la direction du SCD.

  • Les données collectées lors de l’accès aux ressources électroniques sont conservées pendant une durée d’un an conformément aux obligations de journalisation des accès.
  • Les données  anonymisées sont conservées sans limite de durée.

Les données utilisées pour la production des indicateurs sont anonymes et ne permettent donc pas de vous identifier. Il n’existe donc pas de droit associé à ces données.

Vous disposez des droits suivants sur les données identifiantes issues de la journalisation des accès :

  • droit d’accès aux données vous concernant et de rectification de celles-ci ;
  • droit de demander la limitation du traitement.


Pour l’exercice de ces droits vous pouvez vous adresser au Délégué à la protection des données soit par mail à dpouniv-lillefr  ou par courrier :

Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai d’un mois, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la CNIL conformément à l'article 13 du RGPD.

Synchronisation des IDref avec le LDAP

Le Service commun de documentation (SCD) met en œuvre pour le compte du président de l’Université de Lille un traitement de données personnelles visant à fiabiliser les données contenues dans le LDAP de l’Université et notamment l’Idref (Identifiant et référentiel de l’enseignement supérieur et de la recherche) attribué par l’Agence bibliographiques pour l’enseignement supérieur (ABES).

La base légale de ce traitement repose sur l’intérêt légitime de l’Université (RGPD, art. 6. 1. f). Il a fait l’objet d’une déclaration au registre des traitements de l’Etablissement sous la référence n° (n°2021256).

Les données collectées sont les suivantes :

  • id_compte
  • civilité
  • nom_usuel
  • nom_patronymique
  • prénom
  • date_naissance
  • liste_codes_affectations
  • liste_libelles_affectations

Leurs destinataires sont :

  • les personnels habilités du SCD ;
  • les personnels habilités de l’ABES, sollicitée par l’Université dans le cadre de ce dispositif.

Elles seront conservées :

  • par les services de l’Université de Lille : jusqu’à l’import des données fiabilisées dans le LDAP de l’établissement ;
  • par les services de l’ABES : jusqu’au terme du processus d’alignement des données.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et de limitation relatif aux données qui vous concernent ainsi que d'un droit d'opposition applicable à leur traitement.

Pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez adresser votre demande à notre délégué à la protection des données (dpouniv-lillefr).

Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que ce dispositif n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).