Données personnelles

Étudiants inscrits

Gestion administrative de la pédagogie et de la scolarité des étudiants

L’université de Lille est responsable des traitements de données personnelles notamment en matière de scolarité.

Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier

Cette rubrique présente les données vous concernant détenues par l’Université, les raisons de cette détention et vos droits concernant ces informations.

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez pas vous y opposer sauf à renoncer à vous inscrire à l’Université. Dans un objectif de minimisation des données collectées, certains éléments sont indiqués comme facultatifs.

La Direction de la scolarité recueille et traite une série d'informations à votre sujet. Elles concernent la gestion des enseignements et des étudiants et comprend :

Vous concernant :

  • identité (nom, prénoms) ;
  • civilité ;
  • sexe ;
  • la photographie pour édition de la carte d’étudiant. L’usage pédagogique de la photo est facultatif
  • date et lieu de naissance ;
  • nationalité ;
  • adresse ;
  • numéro de téléphone mobile (facultatif) ;
  • adresse de courrier électronique ;
  • nature d'un handicap éventuel s'il y a lieu (facultatif) ;
  • numéro du matricule spécifique de l'étudiant ; 
  • couverture sociale (numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques exclusivement utilisé à des fins d'immatriculation des étudiants à la sécurité sociale) ;
  • numéro de Contribution Vie Étudiante de Campus (CVEC) ;
  • votre situation sociale : situation familiale et militaire, logement, vie professionnelle, situation financière (salarié, boursier), pratique d'un sport, PCS (professions et catégories socio-professionnelles) ; 
  • état comptable de votre inscription.

Concernant vos parents :

  • PCS (professions et catégories socio-professionnelles) ; 
  • adresse. 

Concernent votre parcours scolaire et universitaire :

  • série du baccalauréat avec l'année d'obtention, équivalences, année et établissement de première inscription ;
  • mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription ;
  • dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu en dehors (type, cursus, intitulé, lieu, année), 
  • domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, témoin de présence aux examens).

Les données sont collectées pour :

  • la gestion administrative de la pédagogie et de la scolarité des étudiants (gestion des inscriptions via notamment des services numériques, gestion comptable des paiements et remboursements de droits, préparation des sessions d'examen et gestion des épreuves, saisie des notes et résultats, gestion des stages, gestion des thèses, gestion des extractions pour l’affiliation à la sécurité sociale étudiante, gestion des inscriptions des dossiers sociaux des étudiants auprès du Cnous) 
  • la mise en oeuvre et la réalisation de traitements facultatifs à des fins de statistiques : études, enquêtes, indicateurs portant sur le suivi des étudiants pendants leurs études (notamment en matière de conditions de vie et d'études, d'évaluation des formations et enseignements, de suivi des parcours de formations...)

Des informations sont transmises entre différentes entités de l'université pour des raisons opérationnelles :

  • vers la Direction du Système d’Information pour alimenter le référentiel d’identité numérique et ainsi vous donner accès à l’ensemble des services numériques de l’Université notamment les plateformes d’enseignement en ligne ;
  • vers le service de médecine de prévention : le SUMMPS (données administratives d’état civil) ;
  • vers le service juridique pour l’organisation des élections ;
  • vers les services de la scolarité des composantes pour les cursus auxquels vous êtes inscrits ;
  • vers l'Observatoire de la Direction des Formations (ODiF - odif.univ-lille.fr/) pour la mise en œuvre et la réalisation de traitements facultatifs à des fins de statistiques : études, enquêtes, indicateurs portant sur le suivi des étudiants pendant leurs études (notamment en matière de conditions de vie et d'études, d'évaluation des formations et enseignements, de suivi des parcours de formations...).

L'information est transmise à des organismes externes avec lesquels l'Université a des obligations, tels que :

  • les agents habilités des organismes de sécurité sociale et des mutuelles étudiantes, des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires ;
  • le Ministère de L’Éducation Nationale, pour les effectifs d’étudiants et de diplômés (application SISE) mais aussi pour les enquêtes sur les conditions de vie des étudiants organisées par l’Observatoire de la vie étudiante (OVE-national) et pour des enquêtes sur l’insertion professionnelle organisée par le Centre d’Études et de Recherche sur les Qualifications (Le CEREQ) ;
  • la ComUE Lille nord de France pour l’organisation des élections des représentants étudiants à la ComUE et pour la constitution de la Base des Inscrits dans l’Enseignement Supérieur de l’Académie de Lille (BIESAL) ainsi que les besoins d’enquêtes pilotées par l’ORES (Observatoire Régional des Études Supérieures) comme l’enquête sur les Docteurs;
  • d’autres universités. Dans le cas d’un changement d’établissement au cours de vos études, votre dossier administratif est transmis à votre université de destination.

Les données sont conservées le temps de la période d’inscription à l’université puis au maximum 10 ans (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires). Au-delà, ces données sont archivées sur un support distinct et à accès limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées. 

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de restreindre le traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d'opposition si vos données sont utilisées à d’autres fins ne relevant pas d’une obligation légale.

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai raisonnable, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la CNIL conformément à l'article 13 du RGPD.

Vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :
Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE

Plus d’information et détail des traitements déclarés sur la ged de l’université en mode identifié uniquement.

Assistance étudiante pour la scolarité

La direction de la scolarité met en œuvre pour le compte du Président de l’Université de Lille un traitement de données personnelles réalisé dans le cadre de son service « d’assistance étudiante ». Ce service est mis en œuvre à partir de la plateforme GLPI.

Sa base légale repose sur l’exercice des missions d'intérêt public de l'établissement (et notamment la formation) visées à l'article 6 1. du RGPD. e)

Il a été porté au registre des traitements de l’Université de Lille sous le numéro 2020-102243.

Les données collectées lors de ce traitement comprennent :

  • Des données collectées par le formulaire d’entrée : nom, prénom, adresse mail, date de naissance, n° de téléphone.
  • Toutes pièces justificatives liées à la situation de l’étudiant.

Ces données sont collectées pour porter assistance aux étudiants :

  • se portant candidats à une formation proposée par l’établissement via l’application eCandidat ;
  • souhaitant s’inscrire ou se réinscrire à une formation proposée par l’établissement ;
  • signalant une difficulté sur l’application ConPERE.

Les destinataires des données faisant l’objet de ce traitement sont les personnels :

  • de la Direction de la Scolarité (relais scolarité-Inscription) répartis dans les différents campus (Pont-de-Bois, Cité scientifique, Moulins-Ronchin, Santé...) ;
  • des services scolarités des IUT A et B.

Les données faisant l’objet de ce traitement seront conservées :

  • pour les données collectées par le formulaire d’entrée : jusqu’à la clôture du ticket de demande d’assistance ;
  • pour les pièces justificatives :  jusqu’à 24 mois après la clôture du  ticket de demande d’assistance.

Au-delà, et conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées, ces données peuvent être archivées sur un support distinct et à accès très limité.

Vous disposez des droits suivants :

    • droit d’accès aux données vous concernant et de rectification de celles-ci ;
    • droit de demander la limitation du traitement et de vous opposer à celui-ci ;

Vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE

Contrat Pédagogique pour la Réussite Etudiante (ConPeRE)

La direction de la scolarité met en œuvre pour le compte du Président de l’Université de Lille un traitement de données personnelles via le logiciel ConPERE.

La base légale de ce traitement repose sur une obligation légale de l’Université découlant de l’article 5 de l’arrêté du 30 juillet 2018 relatif au diplôme de licence.

Ce dispositif est porté au registre des traitements de l’Université de Lille sous le numéro 2020-248. Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier (dpouniv-lillefr).

Les données collectées lors de ce traitement comprennent :

  • Des données issues de l’application « Apogée » : nom (patronymique et usuel), prénom, (autre prénom), numéro étudiant, date de naissance, adresse mail de l’université, cursus interne à l’Université
  • Toutes pièces justificatives liées à la situation particulière de l’étudiant.

Ces données sont collectées pour :

  • établir le contrat pédagogique de réussite des étudiants inscrits en licence au sein de l’Université de Lille ;
  • proposer des dispositifs de remédiation et d’aide à la réussite à tout étudiant inscrit en licence à l’université.

Les destinataires des données faisant l’objet de ce traitement sont :

  • l’administrateur de l’application ConPeRe ;
  • le directeur des études de licence ;
  • les gestionnaires du service de scolarité en charge de l’année d’étude ;
  • les enseignants intervenant dans l’année d’étude ;
  • les conseillers d’orientation du SUAIO.

Les données faisant l’objet de ce traitement seront conservées pour une période correspondant à la scolarité de l’étudiant au sein de l’Université de Lille.

Au-delà, et conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées, ces données peuvent être archivées sur un support distinct et à accès très limité.

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d’accès aux données vous concernant et de rectification de celles-ci ;
  • droit de demander la limitation du traitement.

Pour l’exercice de ces droits vous pouvez vous adresser au Délégué à la protection des données soit par mail à dpouniv-lillefr  ou par courrier :

Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE

Evaluation des formations

L’Observatoire de la Direction des Formations de l'Université de Lille (ODiF) met en œuvre pour le compte du Président de l’Université de Lille un traitement de données personnelles ayant pour objet l’évaluation par les étudiants de la formation suivie (selon un programme défini annuellement).

Ce traitement a fait l'objet d'une déclaration au registre des traitements de l'Université de Lille sous la référence n° 201887. Sa base légale repose sur la mission d'intérêt public exercée par l’Université  (GDPR, article 6, § 1, point e.)

Les données collectées comprennent :

  • Le nom, le prénom et l’adresse électronique des répondants ;
  • Les données relatives à l’évaluation de la formation.

Ces données sont collectées pour recueillir l’avis des étudiants sur l’organisation pédagogique, les conditions d’études et autres thèmes en lien avec la formation et fournir ainsi des éléments d’évaluation et d’amélioration de la politique de formation mise en place par l’Université de Lille.

Les données sont communiquées sous différentes formes agrégées ou synthétiques aux Vice-présidents du domaine FTLV-VE ainsi qu’aux responsables de mentions et de parcours.

Les données personnelles sont conservées le temps de la réalisation de l’enquête et jusqu’au terme de l’année civile en cours. Au-delà, et conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées, ces données peuvent être archivées sur un support distinct et à accès très limité.

 

Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier. Vous pouvez également exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données et vous opposer à celui-ci (Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits).

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE

Intégration des étudiants de première année (2020-2021)

L’université de Lille est responsable des traitements de données personnelles concernant les conditions de votre intégration en première année. Ce traitement est inscrit au registre des traitements de l’Université de Lille sous le numéro n° 2020214.

Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier.

Cette rubrique présente les données traitées par l’Université, la finalité du traitement dont elles font l’objet et vos droits concernant celles-ci.

Ce traitement n’est pas obligatoire, vous pouvez vous y opposer à tout moment.

Les données personnelles collectées sont les nom, prénom, courriel et numéro de téléphone des participants à l’enquête. Son également recueillies des informations relatives à la situation du participant, à son orientation, son inscription à la rentrée universitaire 2020, à sa découverte des enseignements suivis et aux caractéristiques de son profil.

Ces données sont collectées et traitées dans le cadre de l’enquête menée par l’Observatoire de la direction des formations à propos de l'intégration des étudiants titulaire d’un baccalauréat français inscrits en première année de Licence et de PASS en 2020 -2021 à l'Université de Lille. Cette enquête vise à :

  • décrire et comprendre les situations des étudiants au cours du troisième mois d’études ;
  • décrire et mesurer l’impact du contexte sanitaire sur les situations vécues par ces nouveaux étudiants.

Les données seront conservées le temps de la réalisation de la collecte des données, du traitement de celles-ci et de la réalisation de la publication, sur l’espace partagé de l’ODiF. Elles seront supprimées au plus tard en septembre 2021. Au-delà, et conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées, ces données peuvent être archivées sur un support distinct et à accès très limité.

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'accès, de rectification et d’effacement de vos données ;
  • droit de demander la limitation du traitement
  • droit d’exiger la portabilité des données ;
  • droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos donnée.

Vous pouvez solliciter à ce titre le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse : Délégué à la Protection des Données, Université de Lille , 42 rue Paul Duez, 59000 LILLE.

Abandon au 1er semestre des inscrits en PASS/LAS en 2020-2021

L’Observatoire de la Direction des Formations de l'Université de Lille (ODiF) met en œuvre pour le compte du Président de l’Université de Lille un traitement de données personnelles ayant pour objets de comprendre l’abandon au semestre 1 de PASS/LAS des étudiants inscrits en 2020/2021 et de connaître leur devenir à l’issue de cet abandon.

Ce traitement a fait l'objet d'une déclaration au registre des traitements de l'Université de Lille sous la référence n° 202153. Sa base légale repose sur la mission d'intérêt public exercée par l’Université (GDPR, article 6, § 1, point e.)

Les données collectées comprennent :

  • les nom, prénom, numéro de téléphone et adresse électronique des personnes interrogées ;
  • des informations relatives : à la formation suivie, aux circonstances de l’abandon, au devenir des personnes interrogées
  • Les personnels habilités de l'ODiF sont destinataires de toutes les données collectées. Les étudiants vacataires ont accès aux données nécessaires à la réalisation des relances téléphoniques.
  • Le vice-président formation et les chargés de missions PASS et LAS sont destinataires des données agrégées.

Les données de connexion seront conservées pour une durée d’un an. Les réponses au questionnaire seront conservées pour une durée de 10 ans. Au-delà, et conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées, ces données peuvent être archivées sur un support distinct et à accès très limité.

Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. Vous pouvez également vous opposer à celui-ci (Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits).

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE