Données personnelles

Direction des relations humaines

Gestion administrative des personnels

L’université de Lille est responsable des traitements de données personnelles notamment en matière de gestion des ressources humaines.
Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier.

Cette rubrique présente les données vous concernant détenues par l’Université, les raisons de cette détention et vos droits concernant ces informations.

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez pas vous y opposer sauf à renoncer à candidater à un poste à l’Université de Lille. Dans l’objectif de minimisation des données collectées, certains éléments sont indiqués comme facultatifs ou nécessaires à certaines catégories de personnels.

La direction des relations humaines (DRH) traite sous la responsabilité du président de l’Université de Lille, les données relevant des catégories suivantes :

  • Données relatives à l’identité
  • Données relatives à la vie personnelle
  • Données relatives à la vie professionnelle
  • Données économiques
  • Données concernant votre casier judiciaire
  • Données d’ordre médical ou concernant de votre état de santé
  • Données concernant la nationalité et la situation juridique sur le territoire français.

Il se peut que, pour respecter certaines obligations légales, d’autres informations soient nécessaires à la la gestion administrative et financière de votre dossier. Ces éléments étant à la marge, ils ne sont pas listés ici, mais vous seront justifiés individuellement au moment de la collecte.

La DRH recueille ces informations de diverses façons. Notamment, les données sont collectées à l’occasion de mobilité, de réussite à un concours ou via des formulaires de candidature ou des CV. Les données sont mises à jour grâce à des formulaires que vous avez remplis au début ou pendant l'emploi, lors de la correspondance avec vous, ou par des entrevues, des réunions ou d'autres évaluations.

Dans certains cas, l'organisation recueille des données personnelles vous concernant auprès de tiers, telles que des références fournies par d’anciennes universités, des relevés de carrière ou de paye et des informations issues de vérifications de casiers judiciaires autorisées par la loi.

Les données sont stockées principalement dans la base Harpège (application métier distribuée par l’AMUE) qui est l’un des principaux référentiels en ce qui concerne le Système d’information RH, mais aussi dans votre dossier personnel détenu par votre gestionnaire RH et dans d'autres applications informatiques de l'Université.

Les données sont collectées, mises à jour et traitées dans le cadre de la gestion administrative des personnels (dossier professionnel, annuaires, élections…) pour : 

  • la gestion de la paye ;
  • la gestion du dossier professionnel des personnels, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu'aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés ; 
  • le suivi administratif des visites médicales ;
  • la réalisation d'états statistiques ou de listes de personnels pour répondre à des besoins de gestion administrative (exemple le bilan social) ;
  • la gestion des annuaires internes et des organigrammes nominatifs ;
  • la gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements ;
  • la gestion des élections des instances nationales, académiques ou de l’université ; 
  • la gestion des réunions des instances de l’université ; 
  • la gestion de l'action sociale et culturelle, à l'exclusion des activités de médecine de prévention, de service social ou de soutien psychologique ;
  • la gestion de la communication interne par le biais des listes de diffusion institutionnelles.

Elles sont nécessaires à la gestion des carrières et de la mobilité : 

  • évaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives ou réglementaires qui la régissent :
  • gestion des compétences professionnelles internes ; 
  • validation des acquis de l'expérience professionnelle ; 
  • simulation de carrière ou de pension ; 
  • gestion des accidents du travail et des maladies professionnelles ;
  • gestion de la mobilité professionnelle. 

Elles contribuent à la gestion de la formation des personnels :

  • suivi des demandes de formation et des périodes de formation effectuées ; 
  • organisation des sessions de formation ; 
  • évaluation des connaissances et des formations. 

Dans certains cas, la DRH doit traiter les données pour s'assurer qu'elles respectent ses obligations légales. Il est nécessaire d'effectuer des vérifications du casier judiciaire systématiquement pour tout recrutement par concours ou par contrat.

Certaines catégories particulières de données personnelles, telles que les informations sur le genre, la santé ou les conditions médicales, sont traitées pour remplir des obligations légales (telles que celles concernant personnels en situation de handicap et à des fins de santé et de sécurité). Avec votre consentement, cette information peut également être partagée avec les services de santé et sociaux afin de s'assurer que l'organisme peut vous aider à vous absenter ou faciliter votre retour au travail.

Lorsque la DRH traite d'autres catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations sur le sexe, l’âge, la santé, cela est réalisé aux fins de la surveillance de l'égalité des chances. Les données que l'organisation utilise à ces fins sont anonymisées ou sont collectées avec le consentement exprès des personnels, elles peuvent être retirées à tout moment. Vous êtes entièrement libres de décider de fournir ou non de telles données et il n'y a pas de conséquences à ne pas le faire.

Les destinataires des données sont : les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel en service central et en composante ; les supérieurs hiérarchiques des salariés ; les instances représentatives du personnel et les délégués syndicaux. Les données peuvent, sous certaines conditions, être transmises vers un pays situé hors de l’union européenne dans le cadre exclusif de la mobilité internationale.

Des informations sont transmises entre différentes entités de l'université pour des raisons opérationnelles :

  • vers la DSI pour alimenter le référentiel d’identité numérique et ainsi vous donner accès à l’ensemble des services numériques de l’Université ;
  • vers le service de médecine de prévention ;
  • vers le service des affaires juridiques en cas de recours ;
  • vers le service des affaires institutionnelles pour la gestion des instances et les élections des conseils de l’université ;
  • vers le SIUP (Service Inter-Universitaire des Pensions) dans le cadre de la constitution des dossiers Retraite ;
  • vers l’agence comptable et la Direction des Affaires Financières ;
  • vers les directions en charge du montage et de la gestion des projets nécessitant des justificatifs de dépenses ;
  • vers les composantes et les services communs.

L'information peut être divulguée à des organismes externes avec lesquels l'Université a des obligations telles que :

  • La DRFiP (Direction Régionale des Finances Publiques) pour le versement du salaire et l’édition de vos fiches de paye ;
  • le CROUS pour offrir la possibilité de manger à tarif préférentiel dans les restaurants gérés par le CROUS ; (voir si facultatif ou systématique?)
  • Hcéres et l’IGAENR dans le cadre des campagnes d’évaluations ;
  • La caisse des dépôts pour Le fonds pour l’Insertion des personnes handicapées dans la fonction Publique, le Compte individuel de formation et la mise à jour du compte de retraite additionnelle ;
  • Les organisations syndicales ;
  • le service des retraites de l’État pour le calcul de vos droits à la retraite.
  • La MGEN : la liste des fonctionnaires titulaires ou stagiaires et des agents contractuels nouvellement nommés ou affectés au sein de l’Université.

Les données sont conservées le temps de la période d'emploi de la personne concernée (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires). Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées.

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de restreindre le traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d'opposition si vos données sont utilisées à d’autres fins ne relevant pas d’une obligation légale.

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai raisonnable, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la CNIL conformément à l'article 13 du RGPD.

Vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :
Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE

Plus d’information et détail des traitements déclarés sur la ged de l’université en mode identifié uniquement.

Gestion du temps de travail | Kelio

La direction de gestion des relations humaines met en œuvre pour le compte du président de l'Université de Lille un traitement de données personnelles aux fins de la gestion du temps de travail de ses agents BIATSS, titulaires et contractuels. Il s'agit d'un traitement obligatoire à l'exception de la fonction correspondant au pointage des horaires des agents.

Ce traitement repose sur l'intérêt légitime de l'Université au sens de l'article 6., § 1., f. Ce traitement est référencé sur le registre de l'établissement sous le numéro 201838.

Les catégories de données collectées sont les suivantes :

  • données d'identification de l'agent et de son valideur ;
  • données relatives à son service d'affectation ;
  • données concernant les modalités de son temps de travail.

Les données sont collectées pour veiller à l'application de la réglementation du temps de travail au sein de l'établissement. Elles visent à gérer la gestion des présences et des absences des agents. Elles permettent de comptabiliser les congés et de mettre en œuvre les comptes épargne-temps (CET).

En dehors des personnes et services chargés de la mise en œuvre du traitement (membres des bureaux des applications RH, de la gestion collective et du temps de travail, valideurs), les données personnelles sont accessibles par les membres du personnel habilités de la société Bodet Software.

Les données sont conservées

  • pour une durée de deux ans pour des recrédits spéciaux, les données relatives aux déduction de congés annuels suite à des arrêts de travailet certaines demandes spécifiques ;
  • pour une durée de cinq ans pour les autres données.

Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier. Vous pouvez également exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données et vous opposer à celui-ci (Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits).

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à tempsdetravailuniv-lillefr  ou dpouniv-lillefr.

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai raisonnable, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la CNIL conformément à l'article 13 du RGPD.