Personnels

Les données des personnels de l'Université de Lille

Vous trouverez sur cette page l'utilisation qui est faite de vos données par les directions des relations humaines et relations internationales. 

Direction des relations humaines

L’université de Lille est responsable des traitements de données personnelles notamment en matière de gestion des ressources humaines.
Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier.

Cette rubrique présente les données vous concernant détenues par l’Université, les raisons de cette détention et vos droits concernant ces informations.

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez pas vous y opposer sauf à renoncer à candidater à un poste à l’Université de Lille. Dans l’objectif de minimisation des données collectées, certains éléments sont indiqués comme facultatifs ou nécessaires à certaines catégories de personnels.

La Direction des Relations Humaines (DRH) recueille et traite une série d'informations à votre sujet. Ceci comprend :

  • votre nom, adresse et coordonnées ;
  • votre situation familiale ;
  • les éléments concernant votre candidature  (CV, lettre de motivation, rapport d’activité) ;
  • les éléments liés au supplément familial de traitement (SFT) ;
  • votre numéro de téléphone personnel (facultatif) ;
  • votre photo (facultatif) ;
  • une photocopie d’une pièce d’identité ;
  • une photocopie de votre permis de conduire si vos missions nécessitent l’utilisation d’un véhicule ;
  • une photocopie de votre livret de famille ;
  • une photocopie de votre carte d’immatriculation à la sécurité sociale ;
  • l’état signalétique des services nationaux ;
  • les termes et conditions de votre emploi ;
  • votre numéro d’enregistrement NUMEN (pour les titulaires) ;
  • les détails de vos diplômes, de vos qualifications et de vos antécédents professionnels avec les employeurs précédents et avec l'Université ;
  • votre dossier carrière ;
  • des informations sur votre rémunération, y compris le droit à des avantages tels que des pensions ;
  • vos bulletins de paye ;
  • les détails de votre compte bancaire (RIB) ;
  • des informations sur vos personnes à charge ;
  • des informations sur votre nationalité et votre droit de travailler en France (passeport et titre de séjour) ;
  • des informations sur votre casier judiciaire (extrait de casier judiciaire numéro 2) ;
  • les détails de vos heures de travail, la présence au travail, les périodes de congé prises par vous et les raisons du congé y compris les congés pour maladie ;
  • les détails de toute procédure disciplinaire ou de réclamation dans laquelle vous avez été impliqué, y compris les avertissements qui vous ont été adressés et la correspondance connexe ;
  • les évaluations de votre activité et les détails des formations auxquelles vous avez participé ;
  • des informations sur les conditions médicales ou de santé, y compris si vous avez ou non une reconnaissance de travailleur en situation de handicap pour lequel l'organisation a besoin de faire des aménagements raisonnables (Médecine de prévention et assistantes sociales) ;
  • des attestations d’abonnement transport ;
  • des données liées à vos missions et la fiche de poste associée ;
  • vos distinctions honorifiques (facultatif). 

Il se peut que, pour respecter certaines obligations légales, d’autres informations soient nécessaires à la la gestion administrative et financière de votre dossier. Ces éléments étant à la marge, ils ne sont pas listés ici, mais vous seront justifiés individuellement au moment de la collecte.

La DRH recueille ces informations de diverses façons. Notamment, les données sont collectées à l’occasion de mobilité, de réussite à un concours ou via des formulaires de candidature ou des CV. Les données sont mises à jour grâce à des formulaires que vous avez remplis au début ou pendant l'emploi, lors de la correspondance avec vous, ou par des entrevues, des réunions ou d'autres évaluations.

Dans certains cas, l'organisation recueille des données personnelles vous concernant auprès de tiers, telles que des références fournies par d’anciennes universités, des relevés de carrière ou de paye et des informations issues de vérifications de casiers judiciaires autorisées par la loi.

Les données sont stockées principalement dans la base Harpège (application métier distribuée par l’AMUE) qui est l’un des principaux référentiels en ce qui concerne le Système d’information RH, mais aussi dans votre dossier personnel détenu par votre gestionnaire RH et dans d'autres applications informatiques de l'Université.

Les données sont collectées, mises à jour et traitées dans le cadre de la gestion administrative des personnels (dossier professionnel, annuaires, élections…) pour : 

  • la gestion de la paye ;
  • la gestion du dossier professionnel des personnels, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu'aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés ; 
  • le suivi administratif des visites médicales ;
  • la réalisation d'états statistiques ou de listes de personnels pour répondre à des besoins de gestion administrative (exemple le bilan social) ;
  • la gestion des annuaires internes et des organigrammes nominatifs ;
  • la gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements ;
  • la gestion des élections des instances nationales, académiques ou de l’université ; 
  • la gestion des réunions des instances de l’université ; 
  • la gestion de l'action sociale et culturelle, à l'exclusion des activités de médecine de prévention, de service social ou de soutien psychologique ;
  • la gestion de la communication interne par le biais des listes de diffusion institutionnelles.

Elles sont nécessaires à la gestion des carrières et de la mobilité : 

  • évaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives ou réglementaires qui la régissent :
  • gestion des compétences professionnelles internes ; 
  • validation des acquis de l'expérience professionnelle ; 
  • simulation de carrière ou de pension ; 
  • gestion des accidents du travail et des maladies professionnelles ;
  • gestion de la mobilité professionnelle. 

Elles contribuent à la gestion de la formation des personnels :

  • suivi des demandes de formation et des périodes de formation effectuées ; 
  • organisation des sessions de formation ; 
  • évaluation des connaissances et des formations. 

Dans certains cas, la DRH doit traiter les données pour s'assurer qu'elles respectent ses obligations légales. Il est nécessaire d'effectuer des vérifications du casier judiciaire systématiquement pour tout recrutement par concours ou par contrat.

Certaines catégories particulières de données personnelles, telles que les informations sur le genre, la santé ou les conditions médicales, sont traitées pour remplir des obligations légales (telles que celles concernant personnels en situation de handicap et à des fins de santé et de sécurité). Avec votre consentement, cette information peut également être partagée avec les services de santé et sociaux afin de s'assurer que l'organisme peut vous aider à vous absenter ou faciliter votre retour au travail.

Lorsque la DRH traite d'autres catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations sur le sexe, l’âge, la santé, cela est réalisé aux fins de la surveillance de l'égalité des chances. Les données que l'organisation utilise à ces fins sont anonymisées ou sont collectées avec le consentement exprès des personnels, elles peuvent être retirées à tout moment. Vous êtes entièrement libres de décider de fournir ou non de telles données et il n'y a pas de conséquences à ne pas le faire.

Les destinataires des données sont : les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel en service central et en composante ; les supérieurs hiérarchiques des salariés ; les instances représentatives du personnel et les délégués syndicaux. Les données peuvent, sous certaines conditions, être transmises vers un pays situé hors de l’union européenne dans le cadre exclusif de la mobilité internationale.

Des informations sont transmises entre différentes entités de l'université pour des raisons opérationnelles :

  • vers la DSI pour alimenter le référentiel d’identité numérique et ainsi vous donner accès à l’ensemble des services numériques de l’Université ;
  • vers le service de médecine de prévention ;
  • vers le service des affaires juridiques en cas de recours ;
  • vers le service des affaires institutionnelles pour la gestion des instances et les élections des conseils de l’université ;
  • vers le SIUP (Service Inter-Universitaire des Pensions) dans le cadre de la constitution des dossiers Retraite ;
  • vers l’agence comptable et la Direction des Affaires Financières ;
  • vers les directions en charge du montage et de la gestion des projets nécessitant des justificatifs de dépenses ;
  • vers les composantes et les services communs.

L'information peut être divulguée à des organismes externes avec lesquels l'Université a des obligations telles que :

  • La DRFiP (Direction Régionale des Finances Publiques) pour le versement du salaire et l’édition de vos fiches de paye ;
  • le CROUS pour offrir la possibilité de manger à tarif préférentiel dans les restaurants gérés par le CROUS ; (voir si facultatif ou systématique?)
  • Hcéres et l’IGAENR dans le cadre des campagnes d’évaluations ;
  • La caisse des dépôts pour Le fonds pour l’Insertion des personnes handicapées dans la fonction Publique, le Compte individuel de formation et la mise à jour du compte de retraite additionnelle ;
  • Les organisations syndicales ;
  • le service des retraites de l’État pour le calcul de vos droits à la retraite.
  • La MGEN : la liste des fonctionnaires titulaires ou stagiaires nouvellement nommés ou affectés au sein de l’Université.

Les données sont conservées le temps de la période d'emploi de la personne concernée (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires). Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées.

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de restreindre le traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d'opposition si vos données sont utilisées à d’autres fins ne relevant pas d’une obligation légale.

Vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la Protection des Données
Université de Lille
42 rue Paul Duez
59000 LILLE

Plus d’information et détail des traitements déclarés sur la ged de l’université en mode identifié uniquement (compte université de Lille).

Mobilités internationales

L’université de Lille est responsable des traitements de données personnelles notamment en matière de gestion des mobilités entrantes et sortantes des personnels. Vous êtes donc concernés par cette rubrique si vous êtes conférencier invité, chercheur, enseignant ou personnel administratif pour les mobilités entrantes ou personnel administratif ou enseignant pour les mobilités sortantes.

Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier.

Cette rubrique présente les données vous concernant détenues par l’Université, les raisons de cette détention et vos droits concernant ces informations.

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez pas vous y opposer sauf à renoncer à une mobilité entrante ou sortante. Dans l’objectif de minimisation des données collectées, certains éléments sont indiqués comme facultatifs.

La Direction Mobilités internationales recueille et traite une série d'informations à votre sujet. Ces informations sont nécessaires à la gestion de la mobilité entrante et sortante et comprennent :

 

  • votre identité (nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité) ;
  • votre adresse permanente, numéro de téléphone et adresses mail ;
  • votre ancienneté ; vos informations de mobilité et le type de mobilité ;
  • votre pays et établissement d'origine ; la période de mobilité ;
  • votre langue maternelle et vos compétences linguistiques ;
  • votre contrat d'études et attestation de présence ;
  • vos coordonnées bancaires (nom de la banque, IBAN, BIC/SWIFT, titulaire du compte, pays du compte).

Peuvent vous être demandées les pièces justificatives suivantes en fonction de votre type de séjour :

  • Pièce d'identité ;
  • Curriculum vitae ;
  • Copie de la carte vitale ;
  • Attestation de travail

Les mobilités des personnels font partie d’un processus sélectif et ces données sont nécessaires pour traiter votre candidature. Ces données sont collectées par la direction mobilités internationales dans le cadre de la mobilité entrante ou sortante à des fins de gestion de cette mobilité et afin de vous assurer un séjour dans les meilleures conditions possibles.

Ces données sont transmises aux organismes et institutions partenaires vers lesquelles vous avez sollicité une mobilité sortante. Elles sont également communiquées à l’Agence comptable.

Pour les mobilités entrantes, les données sont transmises en interne à l’Agence comptable et à la DRH.

Les données sur votre mobilité sont conservées le temps de la période d’emploi à l’université de Lille. Au-delà, ces données sont archivées sur un support distinct et à accès limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées. 

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de restreindre le traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d'opposition si vos données sont utilisées à d’autres fins ne relevant pas d’une obligation légale.

Vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la Protection des Données

Université de Lille

42 rue Paul Duez

59000 LILLE

Plus d’information et détail des traitements déclarés sur la ged de l’université en mode identifié uniquement (compte université de Lille).