Étudiants

Les données des étudiants de l'Université de Lille

Vous trouverez sur cette page l'utilisation qui est faite de vos données par les directions de la scolarité, de l'observatoire de la vie étudiante et des relations internationales. 

Postulants/candidats

L’université de Lille est responsable des traitements de données personnelles notamment en matière de gestion de votre candidature à l’Université.

Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier

Cette rubrique présente les données vous concernant détenues par l’Université, les raisons de cette détention et vos droits concernant ces informations.

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez vous y opposer sauf à ne pas candidater à l’Université. Dans un objectif de minimisation des données collectées, certains éléments sont indiqués comme facultatifs.

Dans le cadre de ParcourSup :

Ce traitement est obligatoire, conformément aux modalités de candidature en 1ere année à l’université.

Voir annexe de l'arrêté du 28 mars 2018

  • dossier administratif (données d'état civil) ; 
  • mail personnel ;
  • INE ; 
  • bulletins scolaires ; 
  • informations sur la scolarité antérieure et postérieure au bac ; 
  • CV de l'élève ; 
  • le projet de formation motivé ; 
  • niveau de langue en français (étudiants étrangers) ; 
  • fiche avenir ; 
  • résultats au bac ; 
  • l'ensemble des résultats (DAEU, autres formations équivalent au bac et de l'enseignement supérieur) 
  • les données de connexion ; 

Dans le cadre des autres candidatures :

Une procédure dématérialisée est mise en place par l’Université pour apporter une aide à l’inscription aux étudiants souhaitant intégrer l’Université (sauf inscription en 1ère année). Il s’agit d’un traitement facultatif qui permet de faciliter la candidature. (les éléments justificatifs sont transmis de manière classique dématérialisés).

  • données d’état civil ;
  • INE ;
  • choix de la formation sollicitée ;
  • numéro de téléphone, adresse postale et électronique ;
  • informations sur la scolarité antérieure et postérieure au bac ;
  • cursus professionnel et expérience personnelle.

Afin de traiter au mieux les vœux des candidats à l’admission à l’Université de Lille, les données sont collectées et transmises aux commissions d’examen des vœux afin que celles-ci soient ordonnées puis que le résultat soit porté à la connaissance des candidats.

Les données sont transmises en interne à L’Université aux commissions d’examen des vœux, à l’Observatoire de la Direction des Formations (ODiF) pour la réalisation de traitements facultatifs à des fins statistiques. Si votre dossier est retenu, les données sont alors reversées dans le système d’information de gestion des étudiants et de la scolarité.

Les données sont conservées pendant 2 ans en base active et 4 ans en base intermédiaire.

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de restreindre le traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d'opposition si vos données sont utilisées à d’autres fins ne relevant pas d’une obligation légale.

Vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la Protection des Données

Université de Lille

42 rue Paul Duez

59000 LILLE

Étudiants inscrits

L’université de Lille est responsable des traitements de données personnelles notamment en matière de scolarité.

Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier

Cette rubrique présente les données vous concernant détenues par l’Université, les raisons de cette détention et vos droits concernant ces informations.

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez pas vous y opposer sauf à renoncer à vous inscrire à l’Université. Dans un objectif de minimisation des données collectées, certains éléments sont indiqués comme facultatifs.

La Direction de la scolarité recueille et traite une série d'informations à votre sujet. Elles concernent la gestion des enseignements et des étudiants et comprend :

Vous concernant :

  • identité (nom, prénoms) ;
  • civilité ;
  • sexe ;
  • la photographie pour édition de la carte d’étudiant. L’usage pédagogique de la photo est facultatif
  • date et lieu de naissance ;
  • nationalité ;
  • adresse ;
  • numéro de téléphone mobile (facultatif) ;
  • adresse de courrier électronique ;
  • nature d'un handicap éventuel s'il y a lieu (facultatif) ;
  • numéro du matricule spécifique de l'étudiant ; 
  • couverture sociale (numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques exclusivement utilisé à des fins d'immatriculation des étudiants à la sécurité sociale) ;
  • numéro de Contribution Vie Étudiante de Campus (CVEC) ;
  • votre situation sociale : situation familiale et militaire, logement, vie professionnelle, situation financière (salarié, boursier), pratique d'un sport, PCS (professions et catégories socio-professionnelles) ; 
  • état comptable de votre inscription.

Concernant vos parents :

  • PCS (professions et catégories socio-professionnelles) ; 
  • adresse. 

Concernent votre parcours scolaire et universitaire :

  • série du baccalauréat avec l'année d'obtention, équivalences, année et établissement de première inscription ;
  • mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription ;
  • dernier diplôme obtenu dans l'université publique française et/ou tout autre diplôme obtenu en dehors (type, cursus, intitulé, lieu, année), 
  • domaine de formation en vue de l'obtention d'un diplôme (spécialité, finalité, discipline, cycle, cursus, crédits européens associés, école doctorale, étape, nombre d'inscriptions, témoin de présence aux examens).

Les données sont collectées pour :

  • la gestion administrative de la pédagogie et de la scolarité des étudiants (gestion des inscriptions via notamment des services numériques, gestion comptable des paiements et remboursements de droits, préparation des sessions d'examen et gestion des épreuves, saisie des notes et résultats, gestion des stages, gestion des thèses, gestion des extractions pour l’affiliation à la sécurité sociale étudiante, gestion des inscriptions des dossiers sociaux des étudiants auprès du Cnous) 
  • la mise en oeuvre et la réalisation de traitements facultatifs à des fins de statistiques : études, enquêtes, indicateurs portant sur le suivi des étudiants pendants leurs études (notamment en matière de conditions de vie et d'études, d'évaluation des formations et enseignements, de suivi des parcours de formations...)

Des informations sont transmises entre différentes entités de l'université pour des raisons opérationnelles :

  • vers la Direction du Système d’Information pour alimenter le référentiel d’identité numérique et ainsi vous donner accès à l’ensemble des services numériques de l’Université notamment les plateformes d’enseignement en ligne ;
  • vers le service de médecine de prévention : le SUMMPS (données administratives d’état civil) ;
  • vers le service juridique pour l’organisation des élections ;
  • vers les services de la scolarité des composantes pour les cursus auxquels vous êtes inscrits ;
  • vers l'Observatoire de la Direction des Formations (ODiF - odif.univ-lille.fr/) pour la mise en œuvre et la réalisation de traitements facultatifs à des fins de statistiques : études, enquêtes, indicateurs portant sur le suivi des étudiants pendant leurs études (notamment en matière de conditions de vie et d'études, d'évaluation des formations et enseignements, de suivi des parcours de formations...).

L'information est transmise à des organismes externes avec lesquels l'Université a des obligations, tels que :

  • les agents habilités des organismes de sécurité sociale et des mutuelles étudiantes, des centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires ;
  • le Ministère de L’Éducation Nationale, pour les effectifs d’étudiants et de diplômés (application SISE) mais aussi pour les enquêtes sur les conditions de vie des étudiants organisées par l’Observatoire de la vie étudiante (OVE-national) et pour des enquêtes sur l’insertion professionnelle organisée par le Centre d’Études et de Recherche sur les Qualifications (Le CEREQ) ;
  • la ComUE Lille nord de France pour l’organisation des élections des représentants étudiants à la ComUE et pour la constitution de la Base des Inscrits dans l’Enseignement Supérieur de l’Académie de Lille (BIESAL) ainsi que les besoins d’enquêtes pilotées par l’ORES (Observatoire Régional des Études Supérieures) comme l’enquête sur les Docteurs;
  • d’autres universités. Dans le cas d’un changement d’établissement au cours de vos études, votre dossier administratif est transmis à votre université de destination.

Les données sont conservées le temps de la période d’inscription à l’université puis au maximum 10 ans (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires). Au-delà, ces données sont archivées sur un support distinct et à accès limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées. 

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de restreindre le traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d'opposition si vos données sont utilisées à d’autres fins ne relevant pas d’une obligation légale.

Vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la Protection des Données

Université de Lille

42 rue Paul Duez

59000 LILLE

Mobilités internationales

L’université de Lille est responsable des traitements de données personnelles notamment en matière de gestion des mobilités entrantes et sortantes des étudiants.

Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier

Cette rubrique présente les données vous concernant détenues par l’Université, les raisons de cette détention et vos droits concernant ces informations.

Ce traitement est obligatoire, vous ne pouvez pas vous y opposer sauf à renoncer à une mobilité entrante ou sortante. Dans l’objectif de minimisation des données collectées, certains éléments sont indiqués comme facultatifs.

La Direction des Relations Internationales recueille et traite une série d'informations à votre sujet. Ces informations sont nécessaires à la gestion de la mobilité entrante et sortante et comprennent :

  • votre identité (nom, prénom, sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité) ;
  • numéro INE et numéro de carte d’étudiant ;
  • votre adresse permanente, numéro de téléphone et adresses mail ;
  • votre photo d’identité (facultatif) ;
  • votre contact en cas d’urgence et ses coordonnées ;
  • votre formation actuelle (composante, discipline, niveau ) ;
  • votre mobilité (type de mobilité, programme, pays et institution d’origine et d’envoi, période de mobilité) ;
  • votre langue maternelle et vos compétences linguistiques (tests de langues) ;
  • le type de logement souhaité (facultatif et pour les étudiants entrants uniquement) ;

Les copies des pièces justificatives suivantes peuvent vous être demandées :

  • pièce d’identité ;
  • certificat de scolarité pour les étudiants sortants et entrants en double diplôme ;
  • carte européenne d’assurance maladie ou justificatif d’assurance ;
  • carte étudiante ;
  • relevés de notes et diplômes (traduits en français pour étudiants entrants) ;
  • contrat d’études et attestation de présence ;
  • lettre de motivation et curriculum vitae selon la formation sollicitée ;
  • convention de stage signée (mobilité de stage) ;
  • lettre d’accueil ;
  • documents annexes justificatifs d’ordre professionnel (étudiants entrants à titre individuel) ;
  • acte de naissance (traduit en français pour étudiant entrant).

Pour les demandes d’aide financière :

  • le type de bourse sollicité ;
  • si vous êtes boursier pendant votre mobilité : notification d’attribution du CROUS pour l’année en cours ;
  • si vous demandez une bourse du Conseil Régional  des Hauts-de-France (Bourse Mermoz) : avis d’imposition du foyer fiscal de référence ;
  • coordonnées bancaires (nom de la banque, IBAN, BIC/SWIFT, titulaire du compte, pays du compte).

En fin de séjour pour les étudiants sortants :

  • le rapport de fin de séjour Erasmus+ (obligatoire) ;
  • votre témoignage (facultatif).

Ces données sont collectées par la direction mobilités internationales dans le cadre de la mobilité entrante ou sortante à des fins de gestion de cette mobilité et afin de vous assurer un séjour dans les meilleurs conditions possibles.

Les éléments sont susceptibles d’être transmis au service scolarité de votre composante, à l’Observatoire de la Direction des Formations (ODiF - odif.univ-lille.fr) pour la mise en œuvre et la réalisation de traitements facultatifs à des fins de statistiques : études, enquêtes, indicateurs portant sur le suivi des étudiants pendant leurs études (notamment en matière de conditions de vie et d’études, d’évaluation des formations et enseignements, de suivi des parcours de formations…) et à l’issue de leur formation (notamment en matière d’insertion professionnelle…)  ainsi qu’aux universités partenaires vers lesquelles vous avez sollicité une mobilité.

Les données sont conservées le temps de la période d’inscription à l’université puis au maximum 10 ans (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires). Au-delà, ces données sont archivées sur un support distinct et à accès limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées. 

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de restreindre le traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d'opposition si vos données sont utilisées à d’autres fins ne relevant pas d’une obligation légale.

Vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la Protection des Données

Université de Lille

42 rue Paul Duez

59000 LILLE

Anciens étudiants

Chaque année, les observatoires des universités interrogent les anciens étudiants d’une promotion pour connaître leur devenir : situation professionnelle, parcours... Ces informations intéressent aussi bien les étudiants actuellement en formation que les responsables de formation, la direction de l’université et les directions de la Formation tout au long de la vie (FTLV).

L’université de Lille est responsable des traitements de données personnelles concernant votre devenir notamment en matière d’insertion professionnelle.

Le Délégué à la Protection des Données est Jean-Luc Tessier.

Cette rubrique présente les données détenues par l’Université, les raisons de cette détention et vos droits concernant ces informations.

Ce traitement n’est pas obligatoire, vous pouvez vous y opposer à tout moment. Dans un objectif de minimisation des données collectées, certains éléments sont indiqués comme facultatifs.

Lorsque vous répondez à une enquête d’insertion professionnelles par mail ou par téléphone, l’objet est de collecter les informations suivantes. Ces contacts se font sur la base des coordonnées que vous avez données à l’Université lors de vos études.

  • nom prénom adresse ;
  • adresse mail personnelles (facultative) ;
  • téléphone personnel (facultatif) ;
  • diplôme obtenu ;
  • situation professionnelle notamment à 18 et 30 mois après l’obtention du diplôme ;
  • type d’études poursuivies le cas échéant ;
  • type d’emploi ;
  • rémunération ;
  • évaluation de la formation suivie.

Vos coordonnées sont issues de la base de données des étudiants et des formations à partir de votre numéro Identifiant national  (INE) lorsqu’il s’agit d’une enquête mandatée par le Ministère de l’éducation Nationale, ou à partir d’un diplôme ou des parcours spécifique, lorsqu’il s’agit d’enquêtes internes. 

Les données sont collectées pour la réalisation de publications statistiques sur le devenir des étudiants formés par l’établissement et l’information des différents publics : étudiants, futurs étudiants, familles de futurs étudiants, enseignants, … . Les enquêtes de devenir des étudiants de l’Université de Lille sont mises en œuvrepar l'observatoire de la direction des formations (ODIF) à des niveaux différents :

  • local : pour les besoins de l’établissement ;
  • régional :  pour les besoins d’enquêtes régionales pilotées par l’Observatoire Régional des Etudes Supérieures (ORES) de la COMUE Lille Nord de France  ;
  • national : pour les besoins d’enquêtes mandatées par le Ministère de l’Education Nationale, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

L’Université s’attachera à tenir à jour vos données conformément au considérant n° 39 du Règlement Européen sur la Protection des Données. « … Il y a lieu de prendre toutes les mesures raisonnables afin de garantir que les données à caractère personnel qui sont inexactes sont rectifiées ou supprimées... ». Merci de nous aider à tenir cet objectif.

Les réponses feront l’objet d’une double exploitation respectant l’anonymat des répondants (traitements effectués sans les noms et prénoms) : Au sein de l’université de Lille, une exploitation statistique globale et une exploitation plus spécifique au niveau de votre diplôme. Au niveau national, le Ministère fera la synthèse de tous les établissements pour afficher les résultats nationaux.

Les synthèses des  résultats d’enquêtes sont transmises sur demande aux équipes pédagogiques dans le cadre des évolutions des maquettes de formations et des demandes d’habilitation ou d’accréditation des diplômes.

Des données sont susceptibles d’être transmises entre l’Observatoire Régional des Etudes Supérieures (ORES) de la COMUE Lille Nord de France et l’ODiF (résultats de l’établissement d’enquêtes menées au niveau régional).

Les données sont également susceptibles d’être transmises à l’Hcéres dans le cadre de l’évaluation des établissements de la vague E.

Les données sont conservées tant que vous n’indiquez pas votre refus de figurer dans la base et de répondre aux sollicitations. Vos données étant collectées à partir de l’application de gestion des étudiants et des enseignements, elles suivent les mêmes règles de gestion à savoir 10 ans maximum après votre départ de l’Université puis sont le cas échéant archivées selon les règles en vigueur.

Vous disposez des droits suivants :

  • droit d'être informé ;
  • droit d'accès ;
  • droit de rectification ;
  • droit de restreindre le traitement ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit d'opposition si vos données sont utilisées à d’autres fins ne relevant pas d’une obligation légale.

Vous pouvez solliciter le Délégué pour l’exercice de ces droits par mail à dpouniv-lillefr ou par courrier à l’adresse :

Délégué à la Protection des Données

Université de Lille

42 rue Paul Duez

59000 LILLE